BIP Września

Zarządzenie nr 35
Burmistrza Miasta i Gminy Września
z dnia 23 lutego 2012 roku.

w sprawie ustalenia zasad kontroli zarządczej
w Urzędzie Miasta i Gminy we Wrześni

Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.), zarządza się co następuje:

Postanowienia ogólne


§ 1. Urząd Miasta i Gminy we Wrześni prowadzi gospodarkę finansową na podstawie:
1) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. nr 157, poz. 1240 z późn.
zm.),
2) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2009 r. nr 152,
poz.1223 z późn. zm.),
3) ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r.
nr 113, poz.759 z późn. zm.),
4) zarządzeń Burmistrza Miasta i Gminy Września.

§ 2. Kontrolę zarządczą w Urzędzie Miasta i Gminy we Wrześni stanowi ogół działań
podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem,
efektywny, oszczędny i terminowy.

Cel i zakres kontroli

§ 3. 1. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:
1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, za które
odpowiedzialni są naczelnicy i kierownicy komórek organizacyjnych,
2) skuteczności i efektywności działania, które zapewniają kontrole wewnętrzne oraz
zewnętrzne, pozwalające na dokonywanie niezbędnych zmian w ocenianych procesach,
3) wiarygodności sprawozdań poprzez sporządzanie ich zgodnie z przepisami prawa i
procedurami wewnętrznymi,
4) ochrony zasobów poprzez ich zabezpieczenie i udostępnianie tylko osobom
upoważnionym,
5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,
6) efektywności i skuteczności przepływu informacji,
7) zarządzania ryzykiem poprzez identyfikowanie ryzyka i podejmowanie niezbędnych
działań.
2. Kontrola zarządcza wykonywana jest z uwzględnieniem przestrzegania podstawowych zasad
prowadzenia gospodarki finansowej, na podstawie następujących kryteriów:
1) zgodności z prawem - w ramach którego pracownicy są zobowiązani do zapewnienia
zgodności wszelkich działań z obowiązującymi w danym czasie przepisami prawa,
2) rzetelności - które wymaga, by pracownicy wykonywali obowiązki z należytą
starannością, sumiennie i terminowo, dokumentując określone działania zgodnie z
rzeczywistością, z uwzględnieniem towarzyszących im okoliczności,
3) celowości - w ramach którego pracownicy badają, czy działalność Urzędu Miasta i Gminy
we Wrześni jest zgodna z celami oraz zgodna z przyjętymi planami finansowymi,
4) gospodarności - w ramach którego pracownicy optymalizują metody i sposoby
oszczędnego i efektywnego wydatkowania oraz gospodarowania majątkiem Urzędu, a
ponadto stosują działania zapobiegające wystąpieniu szkód lub powodujące ich
ograniczanie,
5) przejrzystości - według którego dochody i wydatki publiczne mają być klasyfikowane,
sprawozdania finansowe sporządzane, a zasady rachunkowości stosowane zgodnie z
obowiązującymi przepisami prawa w formie zorganizowanego ładu dokumentacyjnego, a
ponadto sprawdza się, czy dokumenty (dowody księgowe) będące podstawą zapisu w
księgach rachunkowych są opisane w sposób umożliwiający identyfikację zrealizowanego
zadania,
6) jawności - w ramach którego Urząd prowadzi BIP - Biuletyn Informacji Publicznej na
stronie internetowej i udostępnia materiały zgodnie z ustawą o dostępie do informacji
publicznej.

§ 4. Zakres kontroli zarządczej obejmuje wszystkie zdarzenia gospodarcze dotyczące gospodarki
finansowej:
1) gromadzenie dochodów i przychodów publicznych,
2) wydatkowanie środków publicznych,
3) zaciąganie zobowiązań angażujących środki publiczne,
4) zarządzanie środkami publicznymi,
5) zarządzanie długiem publicznym,
6) rozliczenia funduszy unijnych.

Zasady sprawowania kontroli finansowej

§ 5. 1. Kontrola procesów finansowych (kontrola finansowa) sprawowana jest poprzez:
- kontrolę wstępną,
- kontrolę bieżącą,
- kontrolę następczą.
2. Kontrola wstępna ma na celu zapobieżenie powstawaniu zjawisk odbiegających od
przyjętych procedur. Przeprowadzana jest przed rozpoczęciem danego procesu, zanim
zostaną wdrożone konkretne działania wywołujące skutki finansowe lub majątkowe. Ma na
celu przeciwdziałanie podejmowaniu decyzji nieprawidłowych i niekorzystnych i powinna
zabezpieczać przed wystąpieniem zjawisk marnotrawstwa, niegospodarności lub nadużyć.
3. Kontrola bieżąca przeprowadzana jest na każdym etapie danego procesu w celu
wyeliminowania przed zakończeniem każdego etapu tych zjawisk, które mogą negatywnie
wpłynąć na jego wynik końcowy.
Kontrola bieżąca polega między innymi na:
1) sprawdzeniu operacji gospodarczej lub finansowej określonej w dokumencie księgowym
(faktura VAT, rachunek lub inny dokument rozliczeniowy) pod względem zgodności z
prawem, gospodarności i pod względem formalno - rachunkowym,
2) sprawdzeniu, czy wydatek mieści się w planie finansowym,
3) opisaniu dokumentu księgowego.
Złożenie podpisu na fakturze VAT, rachunku lub innym dokumencie rozliczeniowym
oznacza, że pracownik dokonał kontroli bieżącej operacji przedstawionej w dokumencie
księgowym.
4. Kontrola bieżąca sprawowana przez głównego księgowego Urzędu/skarbnika Miasta i Gminy
polega w szczególności na:
1) wykonywaniu dyspozycji środkami pieniężnymi,
2) przestrzeganiu zasad rozliczeń pieniężnych w zakresie dokonywanych wydatków.
Złożenie podpisu na dokumencie księgowym przez głównego księgowego, obok podpisu
pracownika właściwego rzeczowo, oznacza, że:
1) nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez pracownika właściwego rzeczowo oceny
prawidłowości operacji objętej dokumentem księgowym i jej zgodności z prawem,
2) nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno - rachunkowej rzetelności i
prawidłowości dokumentów,
3) zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym, a jednostka ma
środki finansowe na ich pokrycie.
W razie ujawnienia nieprawidłowości główny księgowy Urzędu/skarbnik Miasta i Gminy
zwraca dokument właściwemu dysponentowi środków publicznych, a w razie nieusunięcia
nieprawidłowości odmawia jego podpisania.
5. Instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych została wprowadzona odrębnym
zarządzeniem.
6. Kontrola następcza przeprowadzana jest po zakończeniu danego procesu. Polega na
analizowaniu i badaniu uzyskanych efektów działania oraz porównaniu ich z założonymi
celami. Obejmuje również sprawdzanie, czy dany proces przebiegał zgodnie z założeniami i
w ustalonej kolejności, a także czy został objęty kontrolą wstępną i bieżącą oraz czy była ona
skuteczna. Kontrola ta powinna dostarczać także informacji o tym, co, w jakim zakresie i na
którym etapie działań należy zmienić, aby osiągnąć założone cele.
7. Wszyscy pracownicy zatrudnieni w Urzędzie bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj
wykonywanej pracy zobowiązani są do samokontroli.
Samokontrola polega na kontroli prawidłowości wykonywania własnej pracy przez
pracowników w oparciu o obowiązujące przepisy prawa i obowiązki wynikające z
posiadanego zakresu czynności służbowych, z uwzględnieniem postanowień niniejszego
zarządzenia.
Samokontrola realizowana jest w ramach powierzonych obowiązków służbowych w toku
codziennego wykonywania zadań.
W przypadku ujawnienia nieprawidłowości, pracownik dokonujący samokontroli, jest
zobowiązany:
- podjąć niezbędne działania zmierzające do usunięcia nieprawidłowości,
- niezwłocznie poinformować przełożonego o ujawnionych nieprawidłowościach.
Przełożony, który został poinformowany o ujawnionych
nieprawidłowościach, zobowiązany jest niezwłocznie podjąć decyzję w sprawie dalszego
toku postępowania w odniesieniu do ujawnionych nieprawidłowości.
7. Instrukcja przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji została wprowadzona odrębnym
zarządzeniem.

Środowisko wewnętrzne

§ 6.1. Środowisko kontroli zarządczej stanowi podstawę dla pozostałych elementów kontroli.
Standardy dotyczące systemu zarządzania jednostką i jej zorganizowania jako całości
obejmują:
a) przestrzeganie wartości etycznych,
b) kompetencje zawodowe,
c) strukturę organizacyjną,
d) delegowanie uprawnień.
2. W ramach standardu przestrzeganie wartości etycznych Urząd Miasta i Gminy działa w
oparciu o zasady osobistej i zawodowej uczciwości pracowników, które zapewniają
osiągnięcie celów kontroli zarządczej. Zatrudnieni pracownicy obowiązani są przestrzegać
zasad zawartych w ustawie o pracownikach samorządowych oraz aktach wewnętrznych
normujących przestrzeganie przepisów prawa, w tym dyscypliny pracy. Pracownicy mają
świadomość konsekwencji, jakie może wywołać nieetyczne zachowanie lub działanie
niezgodne z prawem.
3. Standard kompetencje zawodowe realizowany jest poprzez zapewnienie ustawowo
wymaganych kwalifikacji oraz określeniu niezbędnego poziomu kompetencji związanych ze
stanowiskiem. Pracownicy są zobowiązani do samokształcenia i udziału w szkoleniach
zapewniających odpowiedni poziom kompetencji. Opisy stanowisk są narzędziem do oceny
kandydatów w procesie naboru.
4. Standard dotyczący struktury organizacyjnej zapewnia regulamin organizacyjny Urzędu
Miasta i Gminy we Wrześni oraz zakresy czynności, upoważnienia, które otrzymują
pracownicy. Struktura organizacyjna jest okresowo oceniana, w celu dostosowania jej do
zmieniających się warunków działania.
5. Delegowanie uprawnień i odpowiedzialności, dokonywane jest w imiennej formie pisemnej,
na podstawie aktualnych przepisów prawa i aktów wewnętrznych ustalanych przez Burmistrza
i podpisanych przez pracownika.

Mechanizmy kontroli zarządczej

§ 7. 1. Wszelkie operacje finansowe i gospodarcze, a także inne znaczące zdarzenia związane z
pozyskiwaniem i wydatkowaniem środków publicznych mają swoje odzwierciedlenie w
dokumentacji. Dokumentacja winna być kompletna i umożliwia dokładne prześledzenie
każdej operacji finansowej, gospodarczej lub zdarzenia od samego początku, w trakcie ich
trwania oraz po ich zakończeniu. Operacje finansowe i gospodarcze i inne zdarzenia są
bezzwłocznie rejestrowane i prawidłowo klasyfikowane, zgodnie z aktami prawnymi oraz
przepisami wewnętrznymi w zakresie dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości i
instrukcją sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych, wprowadzone odrębnym
zarządzeniem.
W szczególności:
1) wszelkie wydatki oparte są o wiążące umowy zawierane zgodnie z obowiązującymi
zasadami i przepisami prawa oraz ze szczegółowymi unormowaniami dotyczącymi
poszczególnych zadań;
2) przedsięwzięcia są realizowane zgodnie z zawartymi umowami,
3) zestawienie wydatków jest dokładne, a wyniki zostały uzyskane z systemów księgowania,
które zapewniają odzwierciedlenie związku każdej transakcji z operacją,
4) poczynione wydatki dotyczą operacji faktycznie wykonanych i udokumentowanych
fakturami lub dowodami księgowymi,
5) wydatki dotyczą operacji realizowanych zgodnie z przepisami prawa krajowego i
wspólnotowego w zakresie prawa konkurencji, pomocy publicznej, zamówień
publicznych, ochrony środowiska,
6) monitorowany jest rzeczowy i finansowy postęp wykonania umowy,
7) płatności na rzecz wykonawcy/dostawcy są dokonywane w sposób prawidłowy i
terminowy;
8) oryginały dokumentów poświadczających wydatki są dostępne przez okres co najmniej 5
lat od daty realizacji.
2. Podział obowiązków polega na tym, że zadania dotyczące prowadzenia, zatwierdzania,
rejestrowania i sprawdzania operacji finansowych, gospodarczych i innych zdarzeń
związanych z pozyskiwaniem i wydatkowaniem środków publicznych są rozdzielone
pomiędzy różne osoby, z uwzględnieniem obowiązków i odpowiedzialności głównego
księgowego Urzędu/skarbnika Miasta i Gminy określonych w przepisach prawa. Ponadto
ustalono system zastępstw w przypadku nieobecności pracownika.
3. Operacje finansowe, gospodarcze i inne istotne zdarzenia są weryfikowane przed i po
realizacji, np.: wielkość dostawy jest porównywana z zamówieniem, dane dotyczące
dostawy uwidocznione na fakturze porównywane są z danymi dotyczącymi przyjętej
dostawy, stan zapasów weryfikowany jest poprzez inwentaryzację, a zużycie energii
poprzez sprawdzenie zużycia ze stanem urządzeń pomiarowych.
4. Wprowadzony jest właściwy system nadzoru, którego celem jest upewnienie się, że zadania
wynikające z przyjętego systemu kontroli finansowej są należycie realizowane. Właściwy
nadzór obejmuje w szczególności:
1) jasne określenie obowiązków, zadań i odpowiedzialności każdemu z pracowników
i systematyczną ocenę ich pracy w niezbędnym zakresie,
2) zatwierdzanie wyników pracy w decydujących momentach w celu uzyskania
zapewnienia, że przebiega ona zgodnie z zamierzeniami.

Mechanizmy kontroli systemów informatycznych

§ 8. 1. Standardy dotyczące mechanizmów kontroli systemów informatycznych to:
a) kontrola dostępu,
b) kontrola oprogramowania systemowego,
c) kontrola oprogramowania użytkowego,
d) podział obowiązków,
e) ciągłość działalności,
2. Podstawową dokumentacją w powyższym zakresie jest dokumentacja „Polityka
bezpieczeństw instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania
danych osobowych w Urzędzie Miasta i Gminy we Wrześni."
3. W ramach podziału obowiązków dotyczących funkcjonowania systemów informatycznych
ustalono administratora systemu oraz administratora bezpieczeństwa informacji.

Monitorowanie i ocena systemu kontroli zarządczej

§ 9. 1. Osoby przeprowadzające kontrolę zobowiązane są do przekazywania wszelkich informacji,
które mogą wpływać na ocenę działania kontroli, w szczególności:
- informacji o różnicach inwentaryzacyjnych,
- informacji o wykrytych oszustwach i manipulacjach,
- uwag zewnętrznych organów nadzoru lub kontroli,
- skarg pracowników, oferentów i dostawców.
2. Każdy pracownik ma możliwość i obowiązek zgłaszania uwag na temat funkcjonowania
kontroli finansowej oraz sugestii dotyczących jej usprawnienia lub modyfikacji (samoocena).
3. W przypadku stwierdzenia, że w systemie kontroli finansowej istnieją potencjalne
niedoskonałości, mechanizmy kontrolne funkcjonujące w obszarach, w których wykryto
nieprawidłowości, podlegają ponownej ocenie i w razie potrzeby odpowiedniej modyfikacji.
4. Wyniki kontroli i oceny służą do:
1) ustalenia, czy nie nastąpiło naruszenie dyscypliny finansów publicznych oraz innych
aktów prawnych i procedur wynikających z przepisów wewnętrznych w zakresie
gromadzenia środków, realizacji wydatków i gospodarowania mieniem,
2) wszczęcia postępowania wyjaśniającego i dyscyplinarnego w przypadku wystąpienia
nieprawidłowości;
3) podjęcia działań w celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobiegania
powstawaniu ich w przyszłości,
4) doprowadzenia do zgodności postępowania z ogólnie obowiązującymi przepisami prawa,
prawa lokalnego, wewnętrznymi instrukcjami i regulaminami.

§ 10. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Burmistrz
/-/Tomasz Kałużny