Załącznik do Zarządzenia nr 222

Burmistrza Miasta i Gminy Września

Z dnia 23 września 2003 r.

INSTRUKCJA ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO URZĘDU MIASTA I GMINY WE WRZEŚNI

CZĘŚĆ I

POSTANOWIENIA OGÓLNE

§ 1.

Zakres obowiązywania instrukcji.

1.Instrukcja określa organizację i zakres działania archiwum zakładowego w Urzędzie Miasta i Gminy Września, terminy i sposób przechowywania oraz ewidencjonowania dokumentacji, tryb jej udostępniania zainteresowanym osobom i instytucjom, tryb przekazywania dokumentacji archiwalnej do Archiwum Państwowego oraz zasady brakowania dokumentacji niearchiwalnej.

2.Ilekroć w instrukcji jest mowa o:

1) Kierownika Urzędu - należy przez to rozumieć Burmistrza Miasta i Gminy we Wrześni,

2) Urzędzie - należy przez to rozumieć Urząd Miasta i Gminy we Wrześni,

3) Archiwum Państwowym – należy przez to rozumieć Archiwum Państwowe w Poznaniu,

4) archiwum zakładowym – należy przez to rozumieć również ekspozyturę archiwum zakładowego,

5) komórkach organizacyjnych Urzędu - należy przez to rozumieć wydziały, samodzielne stanowiska pracy,

6) jednolitym rzeczowym wykazie akt – należy przez to rozumieć Jednolity rzeczowy wykaz akt dla organów gmin i związków międzygminnych..

3. Odrębne przepisy określają postępowanie:

1. z materiałami archiwalnymi tajnymi,

2. z księgami stanu cywilnego,

3. z dokumentacją z wyborów do rad gmin, rad powiatów i sejmików województw, Sejmu i Senatu oraz z wyborów na Prezydenta RP.

§ 2.

Podział dokumentacji na kategorie.

1.Dokumentacja dzieli się pod względem jej wartości na kategorie:

1. posiadającą wartość historyczną (dokumentacja kat.A),

2. nie posiadającą wartości historycznej (dokumentacja kat.B).

2.Do dokumentacji archiwalnej kat.A zalicza się wszelkiego rodzaju akta i dokumenty mające znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej związanej z działalnością Państwa Polskiego, jego poszczególnych organów i innych jednostek organizacyjnych, które powstały w przeszłości i powstają współcześnie. Dokumentację archiwalną przekazuje się do Archiwum Państwowego.

3.Do dokumentacji niearchiwalnej kat.B z dodaniem cyfr arabskich (np.B-3, B-5), określających liczbę lat przechowywania dokumentacji w archiwum zakładowym, zalicza się dokumentację nie posiadającą wartości historycznej. Po wymaganym okresie przechowywania w archiwum zakładowym, dokumentacja kat.B zostaje wybrakowana.

4.Symbolem Bc oznacza się kategorię dokumentacji posiadającej krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu może ulec brakowaniu bez przekazywania jej do archiwum zakładowego pod kontrolą pracownika prowadzącego archiwum zakładowe i w trybie uzgodnionym z Archiwum Państwowym.

5.Symbolem BE z dodaniem cyfr arabskich, określających liczbę lat przechowywania dokumentacji w archiwum zakładowym, oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania w archiwum podlega ekspertyzie. Ekspertyzę przeprowadza Archiwum Państwowe, które może dokonać zmiany kwalifikacji archiwalnej powyższej dokumentacji.

§ 3.

Okresy przechowywania dokumentacji w archiwum zakładowym.

1.Dokumentację kat. A przechowuje się w archiwum zakładowym przez okres 25 lat.

2.Dokumentacje kat. B przechowuje się w archiwum zakładowym przez okres ustalony dla tej dokumentacji w jednolitym rzeczowym wykazie akt.

3.Archiwum Państwowe może w uzasadnionych przypadkach, z własnej inicjatywy lub na wniosek Kierownika Urzędu, zmienić okres przechowywania dokumentacji.

4.Orzeczenie o uznaniu dokumentacji za podlegającą wybrakowaniu oraz zezwolenie na niszczenie wszelkiej dokumentacji wydaje Archiwum Państwowe.

CZĘŚĆ II

POSTANOWIENIA SZCZEGÓŁOWE

§ 4.

Organizacja archiwum zakładowego.

1.Archiwum zakładowe prowadzi zbiór dokumentów z działalności Urzędu oraz z działalności organów samorządu gminnego. W Archiwum zakładowym nie powinny znajdować się inne dokumenty niż wyżej wymienione np. zbiory Dzienników Ustaw ,Monitorów Polskich itp.

2.Za działalność archiwum zakładowego odpowiada Naczelnik Wydziału Organizacyjnego

3.Jeżeli komórki organizacyjne Urzędu nie są zlokalizowane w jednym budynku, to wtedy komórki organizacyjne mieszczące się w odrębnym budynku , mogą posiadać ekspozyturę archiwum zakładowego.

4.Pracownik prowadzący archiwum zakładowe prowadzi również ekspozyturę archiwum zakładowego.

§ 5.

Zakres działania archiwum zakładowego.

1.Do zakresu działania archiwum zakładowego należą następujące zadania i czynności:

1. przyjmowanie dokumentacji z komórek organizacyjnych Urzędu,

2. ewidencjonowanie przyjętej dokumentacji oraz jej przechowywanie,

3. udostępnianie i wypożyczanie dokumentacji,

4. brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,

5. przekazywanie dokumentacji archiwalnej do Archiwum Państwowego,

6. przechowywanie dokumentacji z wyborów do rad gmin, Sejmu i Senatu oraz z wyborów Prezydenta RP

§ 6.

Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego.

1.Akta przekazuje się do archiwum zakładowego na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych, które sporządza się osobno dla dokumentacji kat.A w 4 egzemplarzach dla kat.B w 3 egzemplarzach. Spisy zdawczo-odbiorcze podpisuje pracownik przekazuje akta i pracownik prowadzący archiwum zakładowe.

2.Archiwum zakładowe przejmuje akta z poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu w II kwartale każdego roku lub w terminie szczegółowo uzgodnionym z naczelnikiem komórki.

3.Komórki organizacyjne przekazując akta do archiwum zakładowego wypełniają następujące rubryki spisu zdawczo- odbiorczego :

1. liczba porządkowa

2. znak teczki

3. tytuł teczki

4. daty skrajne

5. kategoria akt

6. liczba teczek

4.Akta przekazuje się kompletnymi rocznikami i tylko w stanie uporządkowanym.

5.Przez uporządkowanie akt należy rozumieć, w przypadku kat. A:

1. prawidłowe ułożenie dokumentów wewnątrz teczek zgodnie z obowiązującą instrukcją kancelaryjną, tj. w kolejności spraw (styczeń na wierzchu teczki), a w obrębie sprawy – chronologicznie,

2. usunięcie zbędnych kopii lub dubletów oraz części metalowych

3. numerowanie wszystkich stron zapisanych, z zapisem na końcu teczki ile stron, kiedy i przez kogo ponumerowane - (paginacja)

4. opisanie teczek przez umieszczenie na wierzchniej stronie:

   a) na środku u góry – nazwa jednostki organizacyjnej w której akta powstały,

   b) w lewym górnym rogu – symbol komórki organizacyjnej wraz z symbolem klasyfikacyjnym według jednolitego rzeczowego wykazu akt,

   c) w prawym górnym rogu – kategorię archiwalną

   d) na środku- tytuł teczki, tj. hasło klasyfikacyjne według jednolitego rzeczowego wykazu akt,

   e) pod tytułem – daty skrajne (od-do), jeżeli teczka obejmuje materiały z jednego roku, wystarczy podać rok.

6.Przez porządkowanie akt kat.B należy rozumieć prawidłowo opisaną teczkę, tak jak w przypadku kat.A. Nie jest konieczne porządkowanie wewnątrz teczki.

§7.

Ewidencja dokumentacji w archiwum zakładowym.

1.Akta przechowywane w archiwum zakładowym muszą być objęte ewidencją prowadzoną na bieżąco. Nie wolno przechowywać akt w archiwum w stosach, nawet przejściowo.

2.Do prowadzenia ewidencji akt w archiwum służą następujące środki ewidencyjne:

1. spis zdawczo-odbiorczy akt przekazywanych do archiwum zakładowego przez komórki organizacyjne Urzędu. Spisy przechowywane są w oddzielnej teczce i mają numerację ciągłą a nie roczną,

2. wykaz spisów zdawczo-odbiorczy,

3. karta udostępnienia akt,

4. teczka protokołów uszkodzenia lub zaginięcia akt, która znajduje się w lokalu archiwum zakładowego,

5. spis zdawczo-odbiorczy materiałów archiwalnych przekazywanych do Archiwum Państwowego,

6. protokół brakowania akt.

§ 8.

Udostępnianie i wypożyczanie dokumentacji z archiwum zakładowego.

1.Archiwum zakładowe udostępnia i wypożycza akta dla celów służbowych, naukowo-badawczych oraz innych celów zgodnie z treścią wniosków kierowanych do Urzędu przez obywateli i inne jednostki organizacyjne.

2.Udostępnianie i wypożyczanie akt dla celów służbowych odbywa się na podstawie karty wypożyczania i udostępniania wypełnionej przez komórkę organizacyjną i podpisanej przez naczelnika tej komórki

3.Udostępniane i wypożyczane są całe teczki, a nie poszczególne dokumenty wyjmowane z teczek.

4.Odbiór udostępnionych i wypożyczonych akt potwierdza na karcie udostępniania pracownik odpowiedzialny za archiwum zakładowe w obecności osoby zwracającej akta.

§ 9.

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

1.Przez brakowanie dokumentacji rozumie się wydzielenie i zniszczenie lub przekazanie na makulaturę akt i dokumentów o wartości czasowej czyli akt kat.B, których okres przechowywania w archiwum zakładowym minął zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt.

2.W zależności od potrzeb, lecz nie rzadziej niż co 2 lata, w archiwum zakładowym przeprowadza się brakowanie dokumentacji niearchiwalnej.

3.Brakowania dokonuje specjalnie do tego celu powołana przez Kierownika Urzędu komisja, w skład której wchodzi Przewodniczący komisji, pracownik prowadzący archiwum zakładowe oraz przedstawiciele komórek organizacyjnych, których dokumentacja podlega brakowaniu.

4.Zadaniem komisji jest dokonanie przeglądu i oceny dokumentacji niearchiwalnej poprzez jej zakwalifikowanie na:

- dokumentację przeznaczoną do dalszego przechowywania,

- dokumentację przeznaczoną do zniszczenia.

Ze swoich czynności komisja sporządza protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej wraz ze spisem dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie

5.Protokół oraz spis dokumentacji wraz z wnioskiem podpisanym przez Kierownika Urzędu wysyła się do Archiwum Państwowego w celu uzyskania zgody na zniszczenie wybrakowanych akt. Po uzyskaniu zgody, w ciągu trzech miesięcy, akta są niszczone lub przekazywane na makulaturę.

§ 10.

Przekazywanie dokumentacji archiwalnej do Archiwum Państwowego

1.Jeżeli okres przechowywania akt kat. A upłynął, do Archiwum Państwowego występuje się z wnioskiem o zamiarze przekazania materiałów archiwalnych, podpisanym przez Kierownika Urzędu lub osobę przez niego upoważnioną.

2.Dokumentację przekazuje się w stanie uporządkowanym na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych, sporządzonego przez pracownika archiwum zakładowego w 3 egzemplarzach podpisanego przez Kierownika Urzędu lub osobę przez niego upoważnioną. Jeden egzemplarz spisu zatrzymuje archiwum zakładowe, pozostałe dwa egzemplarze przesyła się do Archiwum Państwowego.

3.Archiwum Państwowe określa w porozumieniu z Urzędem, termin i miejsce przejęcia materiałów archiwalnych.

4.Koszty przekazania materiałów archiwalnych ponosi przekazujący.

§ 11.

Lokal i urządzenia archiwum zakładowego.

1.Warunki lokalowe archiwum zakładowego i jego wyposażenie powinny maksymalnie gwarantować zabezpieczenie akt przed zniszczeniem, włamaniem, pożarem a także zapewnić ochronę tajemnicy służbowej.

2. Ze względu na bezpieczeństwo przeciwpożarowe, lokal archiwum zakładowego powinien posiadać niezbędną ilość sprzętu przeciwpożarowego, to jest gaśnicę proszkową oraz koc azbestowy. W pomieszczeniu archiwum obowiązuje absolutny zakaz palenia tytoniu.

3. Lokal archiwum należy w odpowiedni sposób zabezpieczyć przed włamaniem. Drzwi powinny być masywne, najlepiej okute blachą i zaopatrzone w zamek. Okna powinny być okratowane, dodatkowo winny być zabezpieczone siatką drucianą.

4. W lokalu archiwum zakładowego należy utrzymywać jednakową temperaturę i wilgotność względną. Dopuszczalna temperatura winna być utrzymywana w granicach od 14C do 18C, natomiast wilgotność w granicach 40% - 65%.

5.Wyposażenie archiwum powinno się składać z regałów metalowych (półki metalowe lub z płyty wiórowej) ,drabinki umożliwiającej dostęp do akt na wyższych półkach. Powinno posiadać również termometr i higrometr oraz centralne ogrzewanie.

§ 12

Obowiązki pracownika archiwum zakładowego

1.Archiwum zakładowe prowadzi pracownik wyznaczony do tego celu przez Kierownika Urzędu na wniosek Naczelnika Wydziału Organizacyjnego.

2.Pracownik prowadzący archiwum zakładowe odpowiedzialny jest za prawidłowe i rzetelne wykonywanie zadań wynikających z prowadzenia archiwum zakładowego, ponadto winien utrzymywać stały kontakt z Archiwum Państwowym.

3.Pracownik prowadzący archiwum zakładowe powinien przeprowadzać kontrole w komórkach organizacyjnych w zakresie prawidłowości prowadzenia spisów spraw, rejestrów i teczek oraz terminowości przekazywania akt do archiwum zakładowego.

§ 13

Nadzór nad archiwum zakładowym.

1.Nadzór nad archiwum zakładowym sprawuje Naczelnik Wydziału Organizacyjnego w ramach pełnienia funkcji bezpośredniego przełożonego wobec pracownika prowadzącego archiwum zakładowe.

2.Nadzór nad archiwum zakładowym poprzez przeprowadzanie okresowych kontroli wewnętrznych archiwum zakładowego, sprawuje Archiwum Państwowe w ramach pełnienia nadzoru nad narodowym zasobem archiwalnym organów jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych.

3.Z przeprowadzonej kontroli archiwum zakładowego, Archiwum Państwowe sporządza protokół, w którym, wydaje zalecenia pokontrolne, które Urząd jest zobowiązany wykonać w ustalonym terminie.

BURMISTRZ

Tomasz Kałużny

/-/