BIP Września

Archiwum Zakładowe wchodzi w skład Wydziału Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy we Wrześni. Zostało ono powołane decyzją o znaku II-410-32/99 z dnia 25 stycznia 1999 roku, wydaną przez Dyrektora Archiwum Państwowego w Poznaniu. Wcześniej istniała tutaj składnica akt, w której od strony formalnej nie były przechowywane materiały archiwalne, a tylko dokumentacja niearchiwalna o określonym czasie przechowywania.

W Urzędzie Miasta i Gminy we Wrześni obowiązują następujące przepisy kancelaryjno-archiwalne:

• rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (D. U. nr 14, poz. 67 z dnia 20 stycznia 2011 r. z późn. zm.)

Wcześniej obowiązywały następujące przepisy kancelaryjno-archiwalne:

• instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania składnic akt w prezydiach rad narodowych województwa poznańskiego, wprowadzona do stosowania zarządzeniem nr 14/59 Prezydium Wojewódzkiej Rady Narodowej w Poznaniu z dnia 6 marca 1959 r. w sprawie organizacji składnic akt w prezydiach rad narodowych województwa poznańskiego - Dz.Urz. WRN w Poznaniu z 20.05.1960 r., nr 5, poz. 38 wraz z załączonymi rzeczowymi wykazami akt dla poszczególnych wydziałów,

• jednolity rzeczowy wykaz akt dla urzędów terenowych organów administracji państwowej wprowadzony do stosowania przez Ministerstwo Administracji, Gospodarki Terenowej i Ochrony Środowiska w grudniu 1975 r.,

• rzeczowy wykaz akt dla Biur Rad Narodowych wprowadzony do stosowania przez Kancelarię Rady Państwa w grudniu 1985 r.,

• instrukcja kancelaryjna, wprowadzona rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. nr 112 poz. 1319) z późn. zmianami,

• jednolity rzeczowy wykaz akt, wprowadzony rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 10 marca 2003 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. nr 69 poz. 636),

• instrukcja archiwalna wprowadzona Zarządzeniem nr 222 Burmistrza Miasta i Gminy Września z dnia 23 września 2003 r. w sprawie instrukcji, organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego. Zatwierdzona przez Archiwum Państwowe w Poznaniu pismem o znaku II 401-66/03 z dnia 17 września 2003 roku.

Urząd Miasta i Gminy we Wrześni jest sukcesorem po Kolegium Magistrackim – Magistracie (1919-1939), Zarządzie Miejskim we Wrześni (1945-1950), Prezydium Miejskiej Rady Narodowej we Wrześni (1950-1973), prezydiach gromadzkich rad narodowych (1954-1972), Urzędzie Miejskim we Wrześni (1974-1975), Urzędzie Miasta i Gminy Września (1975-1990).

Do zakresu działania Archiwum Zakładowego należą następujące zadania i czynności:

1. przyjmowanie w stanie uporządkowanym materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej z poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu,

2. ewidencjonowanie przyjętej dokumentacji oraz przechowywanie jej,

3. porządkowanie akt kat. „A”, jeśli okaże się, że znajdują się one w stanie nieuporządkowanym,

4. udostępnianie i wypożyczanie dokumentacji osobom upoważnionym dla celów służbowych i naukowych,

5. inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej kat. „B” i przekazywanie jej do zniszczenia,

6. przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego w Poznaniu oraz do Archiwum Państwowego w Poznaniu Oddział w Gnieźnie,

7. utrzymywanie stałych kontaktów z Archiwum Państwowym nadzorującym archiwum zakładowe.

Archiwum Zakładowe gromadzi materiały archiwalne (kat. „A”) i dokumentację niearchiwalną (kat. „B”).

Udostępnianie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej z Archiwum Zakładowego może nastąpić wyłącznie po spełnieniu poniższych warunków:

1. Udostępnianie akt z Archiwum Zakładowego Urzędu Miasta i Gminy we Wrześni osobom trzecim polega na udostępnianiu akt na miejscu bądź również w uzasadnionych przypadkach na wypożyczeniu ich poza jego obręb zgodnie z obowiązującą Instrukcją archiwalną, stanowiącą załącznik nr 6 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. (Dz. U. nr 14, poz. 67 z dnia 20 stycznia 2011 r. z późn. zm.).

2. Udostępnianie następuje wyłącznie po uzyskaniu zgody Burmistrza Miasta i Gminy Września lub Sekretarza na podstawie pisemnego wniosku złożonego przez zainteresowaną osobę (ustawa z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach – t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 217 z późn. zm., art. 35 ust. 3).

Osoba, która ubiega się o udostępnienie dokumentacji archiwalnej, powinna umieścić we wniosku takie dane jak: imię i nazwisko, adres oraz temat pisanej pracy.

1. Udostępnianie akt podlega ograniczeniu z uwagi na przepisy o ochronie informacji niejawnych, o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych oraz z uwagi na ochronę danych osobowych (ustawa z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej - t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 1330 z późn. zm., z zastrzeżeniem art. 5 ust. 1, 2, 2a, 3).

Bliższych informacji na temat materiałów dotyczących naszego miasta i gminy można uzyskać pod adresem:

Archiwum Państwowe w Poznaniu Oddział w Gnieźnie,

ul. Jana III Sobieskiego 20,

62-200 Gniezno,

tel.: 61 426 18 17,

http://poznan.ap.gov.pl/kontakt-2/kontakt/

e-mail: gniezno@poznan.ap.gov.pl

Klikając na poniższy link można również uzyskać informacje o materiałach dotyczących ziemi wrzesińskiej, które przechowywane są w Archiwum Państwowym w Poznaniu Oddział w Gnieźnie:

http://baza.archiwa.gov.pl/sezam/sezam.php?l=&mode=search&nrarchiwum=92&nrzespolu=&zesp1=Wrze%B6n&operator=and&zesp2=&kat=0&dzial=0&bib1=&boperator=and&bib2=&zaw1=&zoperator=and&zaw2=&data1=&data2=&p=1&szukaj=1

Urząd Miasta i Gminy we Wrześni jako jednostka samorządu terytorialnego od 27 maja 1990 roku jest zobowiązany do tego, aby przekazywać własne i odziedziczone materiały archiwalne do Archiwum Państwowego w Poznaniu Oddział w Gnieźnie nie później niż po upływie 25 lat od ich wytworzenia. Nie dotyczy to ksiąg stanu cywilnego i skorowidzów do tych ksiąg, które Urząd Stanu Cywilnego we Wrześni przekazuje do Archiwum Państwowego w Poznaniu – księgi urodzeń po upływie 100 lat od ich wytworzenia, natomiast księgi ślubów i zgonów po 80 latach.

Szczegółowe informacje o zbiorach ksiąg USC z Wrześni oraz o innych materiałach przekazanych do Archiwum Państwowego w Poznaniu można uzyskać pod adresem:

Archiwum Państwowe w Poznaniu,

ul. por. Janiny Lewandowskiej 41/43,

60-967 Poznań,

tel.: 61 852 46 01,

fax: 61 851 73 10,

http://poznan.ap.gov.pl/kontakt-2/kontakt/

e-mail: archiwum@poznan.ap.gov.pl

Można również kliknąć na poniższy link, aby dowiedzieć się, jakie inne materiały związane z Wrześnią przechowywane są w Archiwum Państwowym w Poznaniu:

http://baza.archiwa.gov.pl/sezam/sezam.php?l=&mode=search&nrarchiwum=53&nrzespolu=&zesp1=Wrze%B6n&operator=and&zesp2=&kat=0&dzial=0&bib1=&boperator=and&bib2=&zaw1=&zoperator=and&zaw2=&data1=&data2=&p=1&szukaj=1

Szczególnie dla genealogów może okazać się przydatny adres do archiwum kościelnego, w którym przechowywana jest m.in. dokumentacja metrykalna z Wrześni:

Archiwum Archidiecezjalne w Gnieźnie

ul. Kolegiaty 2

62-200 Gniezno

tel./fax: 61 426 19 09

http://www.archiwum.archidiecezja.pl/

e-mail: archiwum@archidiecezja.pl;

metryki@archidiecezja.pl

Poza tym można skorzystać z wyszukiwarki Narodowego Archiwum Cyfrowego:

https://szukajwarchiwach.pl/

Dokumentację niearchiwalną kategorii „B” tworzą wszystkie te akta, które są wymienione w Jednolitym rzeczowym wykazie akt i podlegającą niszczeniu po upływie terminu jej przechowywania, po uzyskaniu zgody z Archiwum Państwowego w Poznaniu.

Informacje na temat miejsca przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej niektórych pracodawców z Wrześni znajdują się na stronie internetowej:

http://ewidencja.archiwa.gov.pl/pracodawcy.php?filters%5Bnazwa%5D=&filters%5Bnazwa2%5D=&filters%5Badres%5D=Wrze%B6nia&filters%5Bregon%5D=&filters%5Bdaty_od%5D=&filters%5Bdaty_do%5D=&search=szukaj

Dodatkowe informacje o miejscach przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej:

Osoby, które posiadają informacje o miejscach przechowywania dokumentacji innych nie wymienionych tutaj pracodawców, mogą to zgłaszać na adres Archiwum Zakładowego Urzędu Miasta i Gminy we Wrześni. Dzięki temu powstanie baza danych przydatna dla zainteresowanych osób.

Akta osobowe i płacowe, stanowiące podstawę do wystawienia świadectwa pracy i poświadczenia otrzymywanego wynagrodzenia, potrzebne pracownikom do ustalenia wymiaru emerytury w ZUS, zaliczane są do dokumentacji niearchiwalnej. W związku z tym posiadają ustalony przez ustawodawcę czasowy okres przechowywania, po którym są niszczone. Dla dokumentacji osobowej okres przechowania wynosi 50 lat. Akta płacowe (listy płac, karty wynagrodzeń) przechowuje się obecnie również 50 lat. Jednak do czasu wejścia w życie ustawy z dnia 17 października 1991 r. o rewaloryzacji emerytur i rent, o zasadach ustalania emerytur i rent oraz zmianie niektórych ustaw (Dz. U. nr 104, poz. 450, art. 7 oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 stycznia 1991 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości (Dz. U. nr 10, poz. 35, § 45) przedłużających okres przechowywania dokumentacji płacowej - obowiązywał dwunastoletni okres przechowywania wyznaczony wcześniej obowiązującymi w tym zakresie przepisami. Tak więc dokumentacja płacowa sprzed 1980 r. mogła zostać zgodnie z obowiązującymi wówczas przepisami zniszczona.

Opracował: Jarosław Górski

Kontakt:

Archiwum Zakładowe Urzędu Miasta i Gminy we Wrześni

Wydział Organizacyjny

ul. Ratuszowa 1

62-300 Września

tel.: 61 640 40 94

fax: 61 640 40 44

e-mail: archiwum@wrzesnia.pl

lub jaroslaw.gorski@wrzesnia.pl

osoba odpowiedzialna - Jarosław Górski

Urząd Stanu Cywilnego we Wrześni

ul. Ratuszowa 1 (biuro przy ul. F. Chopina 9)

62-300 Września

tel.: 61 640 41 90

e-mail: agnieszka.stasiak@wrzesnia.pl

kierownik USC – Agnieszka Stasiak